Was macht eine Hausverwaltung? Aufgaben, Kosten und Pflichten

Wenn Sie eine Eigentumswohnung, ein Mehrfamilienhaus oder eine Wohnanlage mit zehn Parteien besitzen, stellen Sie sich irgendwann dieselbe Frage: Was macht eine Hausverwaltung eigentlich, was kostet sie, und brauche ich sie wirklich? Dieser Artikel gibt Ihnen einen klaren Überblick, erklärt die wichtigsten Aufgaben und hilft Ihnen dabei, die nächste Entscheidung gut vorbereitet zu treffen.

Welche Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung konkret?

Eine Hausverwaltung kümmert sich um die organisatorische, kaufmännische, technische und rechtliche Betreuung einer Immobilie. Das Ziel: Sie als Eigentümer müssen sich nicht um jeden Handwerkertermin, jede Nebenkostenabrechnung oder jede Mieteranfrage selbst kümmern.

In der Praxis bedeutet das eine ganze Menge. Auf der kaufmännischen Seite stehen Aufgaben wie die Überwachung von Mieteingängen, das Erstellen von Betriebskostenabrechnungen und das Mahnwesen bei Zahlungsverzug. Technisch geht es um die Kontrolle des Gebäudezustands, die Beauftragung von Handwerkern und die Koordination von Wartungen, etwa an Heizungsanlagen oder Aufzügen.

Bei einem Wasserrohrbruch etwa soll die Verwaltung sofort reagieren, Sofortmaßnahmen einleiten und den Eigentümer informieren. Dazu kommen organisatorische Aufgaben: Wohnungsübergaben und -abnahmen, Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und Behörden sowie das Führen vollständiger Mieterakten.

Juristisch berät die Verwaltung außerdem bei Mieterhöhungen, meldet Schäden bei der Versicherung und vertritt die Eigentümer gegenüber Dritten, allerdings ohne anwaltliche Vollmacht nur in begrenztem Umfang. Die gesetzliche Grundlage für Vermieter bildet dabei § 535 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), der die Pflicht des Vermieters regelt, den vertragsgerechten Gebrauch der Mietsache zu gewährleisten. Eine Hausverwaltung hilft dabei, dieser Pflicht zuverlässig nachzukommen.

WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung: Was ist der Unterschied?

Es gibt drei unterschiedliche Formen der Hausverwaltung, je nachdem, um welches Eigentumsverhältnis es geht. Welche die richtige ist, hängt von Ihrer Situation ab.

WEG-Verwaltung betrifft Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG), also Anlagen, in denen mehrere Personen Eigentümer einzelner Wohnungen sind, das Gemeinschaftseigentum wie Treppenhaus, Heizungsanlage oder Außenfassade aber gemeinsam gehört. Der Verwalter wird durch Mehrheitsbeschluss bestellt und handelt auf Grundlage des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG). Laut § 9b WEG ist er notwendiges Organ der Gemeinschaft und vertritt diese nach außen. Die Vertragslaufzeit beträgt grundsätzlich maximal fünf Jahre, bei der Erstbestellung nach Begründung des Wohnungseigentums maximal drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).

Mietverwaltung gilt für Objekte, die einem einzigen Eigentümer gehören und vermietet werden, also klassische Mehrfamilienhäuser oder Wohnanlagen. Hier steht die Betreuung der Mieter und die wirtschaftliche Steuerung des Objekts im Vordergrund.

Sondereigentumsverwaltung ist die Kombination aus beidem: Eine einzelne Eigentumswohnung innerhalb einer WEG wird vermietet und benötigt zusätzlich zur WEG-Verwaltung eine eigenständige Betreuung des Mietverhältnisses.

Eine gesetzliche Verpflichtung, überhaupt eine Verwaltung zu beauftragen, besteht in Deutschland nicht. In einer WEG kann allerdings bereits ein einzelner Eigentümer die Bestellung eines Verwalters verlangen (§ 26 Abs. 1 WEG).

Was passiert in einer WEG konkret: Wirtschaftsplan, Hausgeld und Eigentümerversammlung

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind diese drei Elemente das Herzstück der Verwaltungsarbeit. Ohne sie kann die Gemeinschaft nicht ordnungsgemäß funktionieren.

Der Wirtschaftsplan wird jährlich aufgestellt. Er listet die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft auf und bildet die Grundlage für das Hausgeld. Das Hausgeld ist der monatliche Beitrag, den jeder Wohnungseigentümer zahlt. Damit werden laufende Kosten gedeckt, etwa Hausreinigung, Versicherungen, Gartenpflege oder Strom für Gemeinschaftsflächen, und die Instandhaltungsrücklage wird aufgefüllt.

Die Instandhaltungsrücklage ist ein gemeinsames Sparvermögen der WEG. Sie soll größere Reparaturen oder Sanierungen absichern, zum Beispiel eine neue Heizungsanlage oder eine Dacherneuerung.

Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsgremium. Dort werden Beschlüsse gefasst, etwa über Sanierungsmaßnahmen, Dienstleisterwechsel oder den Wirtschaftsplan. Nach § 27 WEG ist der Verwalter gegenüber der Gemeinschaft berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Für größere Entscheidungen braucht er einen Beschluss. Bei dringenden Notfällen, etwa einem Rohrbruch, kann er auch ohne vorherigen Beschluss handeln.

Für kleinere Reparaturen legen viele Verwalterverträge eine Freigrenze fest. Häufig liegt diese in der Praxis bei einigen hundert Euro; darüber hinaus ist Rücksprache mit den Eigentümern erforderlich.

Was kostet eine Hausverwaltung? Preise im Überblick

Die Kosten hängen von der Verwaltungsart, der Objektgröße, dem Standort und dem vereinbarten Leistungsumfang ab. Eine einheitliche Gebührenordnung gibt es in Deutschland nicht.

Als Orientierung lohnt sich ein Rechenbeispiel: Bei sechs Wohneinheiten und 30 Euro pro Einheit fallen monatlich 180 Euro an, also rund 2.160 Euro im Jahr. Viele Eigentümer bewerten das als sinnvolle Investition, wenn man bedenkt, dass der Verwaltungsaufwand ohne externe Unterstützung nach Praxiserfahrungen leicht 20 bis 25 Stunden pro Monat erreichen kann.

Sonderleistungen wie die Begleitung einer Modernisierung, Neuvermietung oder die Teilnahme an einer Eigentümerversammlung werden häufig separat abgerechnet, etwa mit rund 60 Euro pro Stunde. Für die Mietverwaltung werden alternativ auch 5 bis 6 Prozent der Nettokaltmiete als Vergütung vereinbart.

Wichtig für Vermieter: Die Kosten der Hausverwaltung dürfen im Wohnraummietrecht nicht auf die Mieter umgelegt werden. Verwaltungskosten gehören nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Checkliste: Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Eine gute Hausverwaltung ist kein Selbstläufer. Die richtige Wahl hängt von einigen konkreten Kriterien ab.

Nehmen Sie sich Zeit für diesen Schritt. Ein schlechter Verwaltervertrag lässt sich schwer korrigieren, ein guter ist die Basis für eine ruhige Eigentümerschaft.

Fazit

Eine Hausverwaltung übernimmt weit mehr, als viele auf den ersten Blick erwarten. Von der Betriebskostenabrechnung über die Organisation der Eigentümerversammlung bis zur Notfallkoordination bei technischen Defekten: Der Leistungsumfang ist breit. Ob WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung, in jedem Fall lohnt es sich, Angebote zu vergleichen, den Verwaltervertrag sorgfältig zu prüfen und die gesetzlichen Mindestanforderungen im Blick zu behalten.

Ihr nächster Schritt: Holen Sie mindestens zwei bis drei Angebote ein, lassen Sie den Leistungsumfang schriftlich festhalten und prüfen Sie, ob die Erlaubnis nach § 34c GewO und eine Berufshaftpflichtversicherung vorliegen. Bei Unsicherheiten über vertragliche Details hilft ein kurzes Gespräch mit einem Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.